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秘書(ひしょ)とは、担当する会社役員・学者・芸術家・議員等(以下、上司)に付き、上司の仕事を補佐する役割を担う職務、職業。またそれを行う人。職務は幅広いが、共通するのは、上司の身の回りの世話、メールや電話の応対、来客の接遇、スケジュール管理、書類・原稿作成などである。

◆ 概説

秘書の仕事はコピー取り等の簡単な事務補助を行うものから、代議士の名代として政策立案や資金集めを行うような業務まで幅広い。業務への関わり方によって以下の2つのタイプに分けられるが、中間的な秘書も多い。

; 直接補佐型秘書

: 担当する上司の本来の業務を直接補佐し、企画・立案、調査、交渉などの業務を行う。議員秘書や社長室長のような存在がこれにあたる。

; 間接補佐型秘書

: 担当する上司の本来の業務には直接関わらず、文書作成やスケジュール管理等の上司でなくてもできる仕事を行う。

位置付けとしては、特定の上司に専属で付く個人秘書、秘書課に属しチームで上司を補佐する秘書、ラインの中で本来業務と共に秘書業務も行う兼務秘書、チーム・プロジェクト・研究室・部課全体に付くグループ秘書といった形態がある。

元々は学者、政治家が自身の最も身近において、身の回りの機密・文書作成・実験補佐・論文作成補佐などを担当させる者として置いた側近者のことである。それらが企業や世間一般にも広まって今日に至る。

◆ 日本における秘書の種類

; 役員秘書

: 企業・団体等の経営者や役員を補佐する個人秘書、あるいは部や課を担当するグループ秘書。一般的に秘書というとこの役員秘書を指す。専門職採用で秘書業務以外の業務は行わない専従型と、入社後に秘書として配属される場合がある。派遣社員の場合も多い。秘書課あるいは秘書室に所属し担当の役員を受け持つ場合と、部や課に所属するライン秘書の場合がある。担当役員の身の回りの世話、来客の接遇、スケジュールやメールの管理、会議や出張の準備、文書作成、慶弔、パーティーの準備や出席といった業務を行う。高齢の経営者や重労働の経営者が多いため、健康管理も重要である。秘書課では、会社の広報や株主総会の準備も担当する。

; 学者秘書

: 大学教授や研究機関の研究者を補佐する秘書。個人秘書の場合と研究室付秘書の場合がある。通常、研究費で雇用され、研究者の身の回りの世話、事務系の雑務、研究資金公募書類の準備等を行う。職務内容は雇われる研究者・研究室によってかなりの差があり、実験の助手、実験データの整理、学会での講演資料の作成といった研究補助業務も行う場合から、書類整理、電話対応などの簡単な事務補佐である場合もあり、その業務内容は雇用主が何を求めているかに左右される。研究室付の場合、研究者や学生の相談相手や研究室の宴会の段取りをする場合もある。海外の大学からのビジターに対応したり、英語による学会発表の準備をするための英語力は、あれば重宝されるが、雇用主が秘書にどんな業務を求めているかによるところが大きい。

; 芸術家、建築家等の秘書

: 芸術家、建築家等の専門的職業を補佐する秘書。このような専門的職業は個人経営であるため、事務的あるいは専門的補佐に加えて、経理やプロモーションといった経営的側面も担う。

; 医療秘書

: 病院長、医局、看護部長等を補佐する秘書。医師の診療スケジュールの管理、出張・会議・学会等の準備に加え、診療報酬明細書作成、受付、会計といった医療事務を行う場合もある。医療秘書技能検定がある。

; 弁護士秘書

: 法律事務所において弁護士の職務を補佐し、内部的または対外的な事務の処理を行う。大規模な事務所においては、法律に関する事務(判例調査、契約書作成、債権調査など)を行うパラリーガルとは完全に区別される。この区別がされない場合には、「事務員」と呼ぶのが一般的である。

; プロジェクト秘書

: 特定のプロジェクトの秘書。プロジェクトリーダーを補佐し、事務局としての役割を果たす。

; 議員秘書

: 国会議員の補佐をするスタッフの総称。議員秘書には私設秘書、公設秘書、政策秘書の三種類ある。公設秘書2名と政策秘書1名までが公費により任用される(国会法第132条)。これ以外の、議員の私費により雇用される秘書は、私設秘書と呼ばれる。

: 2名の公設秘書には任用資格について制限はないが、政策秘書は国会議員の政策担当秘書資格試験等実施規程第30条により「資格試験合格者登録簿または審査認定者登録簿に登録された者の中から採用」するものとされている。政策担当秘書は、国会改革の一環として政策立案・立法調査機能を高めるために平成5年(1993年)創設されたが、十分に機能しているとは言い難く秘書給与詐欺・流用事件の温床ともなっている。

; 政府高官の秘書

: 内閣総理大臣及び国務大臣等には、秘書官といわれる特別職公務員がつく(秘書官、内閣総理大臣秘書官の記事も参照のこと)。

; 地方公共団体の役員の秘書

: 地方公共団体の長や議会の議長、その他地方公共団体の機関の長には地方公務員法の規定(第3条3項の4)に基づいて、条例で地方公務員特別職の秘書を設置できる。東京都においては、知事および都議会議長にそれぞれ2名まで任命可能。勿論、給与は自治体から支払われる。一般に特別秘書(特別職秘書)と呼ばれる。必置ではないため、これが置かれる自治体は少数である。

: 市町村長や都道府県知事には、特別秘書とは別に一般職公務員の秘書かそれに準ずる役割を持つ部署を持つのが普通である。

◆ セクレタリとしての秘書

外資系企業では秘書はセクレタリと呼ばれる。セクレタリには役員を担当するエグゼクティブセクレタリ、部課長クラスを担当するシニアセクレタリ、前記セクレタリを補佐するジュニアセクレタリがある。

英語でセクレタリ(secretary)とは、秘書のほかに、閣僚、事務局員を指す。米国では各省の長官を指す場合にsecretaryを用いる。例えば、国務長官は the Secratary of State、国防長官はthe Secretary of Defenseである。英国では大臣としてsecretaryとministerの両方を用いる。

国際連合事務総長は Secretary-Generalである。

◆ 秘書の役割

秘書の主な役割とは、担当する上司が「際だった業績」(Outstanding Achivement)を挙げることを目的とし、上司が本務に専念できるように必要なあらゆる業務・雑務を行うことである。

一般的な役員秘書や学者秘書の場合、担当する上司の身の回りの世話、来客の接遇、スケジュールやメールの管理、会議や出張の準備、文書作成、パーティーの準備や出席といった業務を行う。業務は社業に関わるものから、慶弔、軽微な健康管理、食事の手配といった私的なものまでを含む。

OA機器の発達により、従来は秘書の役割であったスケジュール管理や連絡業務がパソコンや携帯電話に置き換えられつつある。秘書の役割は変わりつつあり、機械にはない機転を利かせたり、情報機器により希薄になる人間関係を取り持つ役割のような人間にしかできないことの重要性が増している。また、OA機器の操作から上司を解放し、本来の業務に専念できるようにすることも必要である。

秘書は「黒子」として舞台裏で活躍する。舞台の表に立つのは上司であり、秘書は裏方(黒子)である。上司あっての秘書であり、秘書あっての上司ではない。しかし、秘書の働きが悪いと上司が能力を発揮できない。議員秘書の場合は議員が落選し公約を全うできない。一方、秘書は電話の応対や来客の接遇を介して、上司や会社を代表する表の顔も勤める。秘書の印象が悪いと上司や会社の印象も悪くなってしまう。そのため、感じの良さが必須である。

秘書は「コミュニケーション・リンク」でもある。秘書は上司と、上司の部下、上司の上司、他の部課、社外の取引先、上司の家族・知人等のコミュニケーションの中心に位置し、連絡事項を取り次いだり、面会を手配したりといったリンクの役割を果たしている。どんなことでも秘密を守り他言しないことが信頼を得るために必要である。

◆ 秘書業務

◇ 基本業務

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